Le budget prévisionnel, un outil essentiel.

95 % des copropriétés avec lesquelles j'ai travaillé ne consacrent que peu ou pas de temps à l'élaboration du budget prévisionnel. C’est pourtant l’élément primordial, signe d’une excellente gestion. Ne pas faire d’étude poussée sur ce document entraine rapidement des dépassements budgétaires, des erreurs sur la gestion des projets, le décalage de travaux… Pour rappel, c’est lui qui fixe le montant de vos appels de fonds trimestriels. Il faut être vigilant avant de valider le budget qui vous est adressé et présenté.

Le budget prévisionnel est un document financier qui récapitule l'ensemble des dépenses (“dettes”) et des recettes (“crédits”) prévues d'une copropriété.

Il recouvre les prévisions annuelles des dépenses courantes de maintenance, de bon fonctionnement et d’administration des parties communes et des équipements communs.

Ces dépenses concernent l’assurance, les contrats d’entretien, les travaux d’ascenseurs, les frais liés aux salariés, le chauffage, l’eau, l’électricité…

Si le budget n’est pas bien étudié, les dépenses seront supérieures à ce qui a été prévu. Si l’assemblée générale approuve les comptes, une régularisation sera effectuée et les copropriétaires régleront la différence.

Avant d’étudier le budget prévisionnel, il faut lister les éléments qui peuvent impacter celui-ci dans un sens ou dans un autre. Il peut y avoir différents types d’impératifs concernant : des droits de vue (élagage des arbres), les problèmes juridiques entraînant des frais d’huissiers et d’avocats, le changement de compteurs, … Cela sous-entend qu’il faut comparer l’évolution des dépenses en tenant compte des trois dernières années.

Il faudra aussi regarder de plus près les recettes. Certaines copropriétés peuvent avoir des produits financiers ou des frais liés à la location d’un ancien logement devenu un studio mis en location et dont les gains vont à la copropriété. Idem pour la ou les ventes d’ancienne loge dont il faut bien estimer le prix… Certains gestionnaires n’incluent pas forcément ces recettes. Considérant que c’est une variable fluctuante. Sachant que les dépenses ne sont pas plus certaines que les recettes, il faut insister pour que celles-ci soient bien prises en compte.

Ce budget a un rôle déterminant sur l’avenir de la copropriété, puisqu’il prend en compte ces projets, ces besoins. Ce qui veut dire que des thématiques de l’assemblée générale vont être directement en lien avec cette étude du budget prévisionnel.

Tout ceci ne peut se faire sans une vérification préalable des comptes rigoureuse tout au long de l’année. Vous pouvez aller consulter l’article correspondant à cette thématique sur notre blog Insulaé.

Le rôle des membres du conseil syndical est essentiel dans l’analyse de ce document. Il est d’ailleurs clairement spécifié dans plusieurs articles de la loi du 10 juillet 1965 et du décret de 1967. C’est lors de la réunion préparatoire précédant l’assemblée générale, qui se déroule avec les membres du conseil syndical et le gestionnaire de copropriété, que l’étude se fait. C’est un vrai travail collaboratif qui doit être effectué. Le budget prévisionnel, lui, sera voté au cours de l’assemblée générale, qui aura lieu dans les 6 mois suivant la date de clôture des comptes.

Une gestion financière équilibrée et saine au sein de la copropriété doit reposer sur :

1.    Une analyse des comptes précise,

2.    Une communication franche entre ses différents acteurs.

3.     De la transparence,

4.    Une vigilance et une rigueur accrues.

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